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Comment rédiger une description de poste gagnant-gagnat-gagnant

affiché le Mars 21, 2007

Leo Rosten, professeur et humoriste, a écrit : « Les gens de premier ordre recrutent des gens de premier ordre; les gens médiocres recrutent des gens plus que médiocres ». Or, comme la description de poste constitue la première étape du processus officiel d’embauche, il est logique de croire que les descriptions de poste de premier ordre attireront des candidats de premier ordre.

En tant que professionnels de l’enseignement coopératif, nous travaillons souvent avec des descriptions de poste : nous les révisons pour voir si elles correspondent aux programmes, nous les adaptons à notre modèle d’affichage des postes et, parfois, nous aidons même des employeurs à les élaborer à partir de zéro.

Pour attirer et embaucher des stagiaires ayant des compétences et des attitudes appropriées au poste, l’employeur doit produire une description de poste suffisamment concise et claire pour donner aux candidats une vision aussi réaliste que possible des exigences du poste et de la culture organisationnelle. Pour que les étudiants soient emballés par une occasion d’emploi, l’employeur doit savoir se vendre et vendre le poste tout en rivalisant avec d’autres employeurs quant au temps qu’il faut à un étudiant pour remplir une demande d’emploi de premier ordre.

Les professionnels de l’enseignement coopératif doivent travailler avec les employeurs à traduire le jargon organisationnel en une langue facile à comprendre pour les étudiants ayant peu ou pas d’expérience. La plupart des étudiants, en particulier ceux qui cherchent un premier stage, dépendent des compétences polyvalentes acquises en classe et à travers d’autres expériences pour démontrer qu’ils possèdent les compétences requises pour un poste. C’est pourquoi il est crucial de ne pas les effrayer avec une description de poste émaillée de termes spécialisés qui les dépassent complètement.

Quand vous élaborez une description de poste, fractionnez-la en trois courtes rubriques : les tâches, les compétences et les compléments d’information.

LES TÂCHES (Devoirs et responsabilités)

  • Demandez quelles tâches concrètes incomberont au stagiaire. Décrivez ses fonctions et ses responsabilités en termes précis tout en évitant de surcharger votre texte et limitez-vous aux principaux points.
  • Gardez-vous de décrire en détail des processus et des procédures obscurs pour des non-initiés.
  • Classez les tâches par ordre de priorité afin que le lecteur comprenne l’objectif clé de l’emploi.
  • Réfléchissez à ce que le stagiaire devra faire pour exercer ses fonctions avec succès maintenant plutôt que de vous borner à restituer ce qui se faisait avant.

LES COMPÉTENCES (Qualités, connaissances, compétences)

  • Indiquez la concentration ou le programme requis ainsi que les exigences en matière de cours.
  • Demandez quelles qualités, connaissances et compétences le stagiaire doit posséder pour donner un excellent rendement à ce poste.
  • Il est important que les stagiaires identifient rapidement les compétences polyvalentes qu’ils pourraient mettre à contribution à ce poste. (Dans certains cas, comme les étudiants peuvent acquérir certaines compétences en cours d’emploi, réfléchissez aux qualités d’un candidat facile à former).

LES COMPLÉMENTS D’INFORMATION

Description de la société : Donnez suffisamment d’information pour que le lecteur soit emballé à l’idée de travailler pour la société tout en lui laissant la possibilité de faire ses propres recherches. L’embauche devrait être un processus bidirectionnel, et l’employeur devrait, tout comme l’étudiant, s’efforcer de faire bonne impression.

Échelle de rémunération : Il faut se rendre à l’évidence, les étudiants veulent des salaires concurrentiels afin de pouvoir rembourser leurs dettes. Leurs commentaires révèlent que, lorsque l’employeur n’annonce pas de salaire, les étudiants en déduisent que celui-ci est bas. Or, souvent, le salaire est élevé, mais l’employeur tente de décourager les candidats uniquement motivés par l’échelle salariale. Si un employeur préfère ne pas annoncer de salaire, encouragez-le à fournir une échelle salariale afin de donner au lecteur une idée approximative du salaire associé au poste.

Modalités de la demande et échéance : Précisez quels documents doivent être fournis avec la demande ainsi que le nom de la personne à qui elle doit être adressée (par courriel, à travers un site Internet ou sur papier). Indiquez clairement la date et l’heure limite (ainsi que le fuseau horaire).

Donnez le nom d’une personne-ressource : Les spécialistes de l’enseignement coopératif et des carrières font tout pour inciter les étudiants à personnaliser leurs lettres de présentation. Pour leur faciliter la tâche, donnez le nom et le titre du directeur du recrutement auquel ils doivent adresser ces lettres.

Exigences relatives au statut de résident : L’embauche de non-Canadiens dans la fonction publique est soumise à des restrictions. Indiquez clairement ce qui en est afin de ne pas décevoir les étudiants étrangers qui ne sont pas admissibles.

Lieu de travail : Indiquez clairement ce lieu lorsque les demandes d’emploi doivent être envoyées au siège social et que le lieu de travail se trouve à un autre endroit.

Durée de l’emploi : S’agit-il d’un stage de quatre mois, de huit mois ou d’un an?

Notre rôle en tant que partenaires de l’enseignement coopératif nous offre une occasion extraordinaire de formuler des commentaires aux employeurs sur la pertinence et la justesse de leurs descriptions de poste. Lors de la visite des lieux de travail et à la fin des stages, nous devrions poser aux étudiants la question suivante : « Ce poste a-t-il répondu à vos attentes et la description de poste décrivait-elle avec précision les responsabilités et les compétences requises pour remplir vos fonctions avec succès? » Ensuite, s’il y a un écart entre les attentes de l’étudiant au début du stage et le travail réellement exigé, cette information peut être communiquée à l’employeur.

Pour conclure sur une note plus légère, n’oubliez pas que certaines personnes lisent entre les lignes et réinterprètent les phrases qui reviennent souvent dans les descriptions de poste. Par exemple, il arrive que Joignez-vous à une société en pleine expansion devienne « Nous sommes débordés et n’avons pas le temps de vous former », ou L’aptitude à résoudre des problèmes est une qualité essentielle signifie « Nous travaillons avec des systèmes dysfonctionnels et des employés à problèmes ». Par ailleurs, Vos fonctions seront variées pourrait se traduire par « Vous devrez faire absolument tout ce qu’on vous demandera. » Donc, le mieux est de créer une situation gagnante tant pour les employeurs que pour les étudiants en élaborant des descriptions de poste claires et précises afin que les deux parties puissent tirer profit d’une parfaite association.